Jak napisać idealny e-mail? Błędy, wpadki, ciekawostki
Korespondencja tradycyjna od kilku lat nie jest już tak często używana, jak kiedyś. Za przyczynę takiego stanu rzeczy zdecydowanie odpowiedzialny jest rozwój technologii i internetu. To właśnie sieć dała nam szansę na szybszą wymianę korespondencji w postaci listów elektronicznych. Jednak czy pamiętamy o zasadach, gdy je piszemy?
Dlaczego należy pamiętać o temacie wiadomości?
Wyobraźmy sobie, że pracujemy w ogromnej korporacji i każdego dnia dostajemy setki wiadomości e-mail. Żaden z nadawców nie wpisał tematu. Naszym zadaniem jest odnaleźć te wiadomości, które dotyczą konkretnej sprawy. Zadanie okazuje się bardzo trudne, ponieważ całą korespondencję musimy raz jeszcze otworzyć i ponownie ją przeczytać. A przecież nadawcy mogli pamiętać o tytule, prawda? Nie zapominajmy, że tytuł to nie tylko kwestia uporządkowania, lecz także szacunku do odbiorcy. Jest również swego rodzaju wprowadzeniem do wiadomości.
Jak należy się przywitać?
Wszystko oczywiście zależy od naszej zażyłości z osobą, do której wysyłamy e-mail. Jeżeli odbiorcą wiadomości jest osoba, z którą mamy bliskie stosunki, możemy napisać hej, cześć itp. Sytuacja wygląda inaczej, gdy piszemy wiadomość do profesorów, pracodawców, ważnych osobistości. Wówczas list mailowy należy rozpocząć słowami: szanowny Panie, szanowna Pani. A co z popularnym witam? Dlaczego należy unikać tego przywitania, pisaliśmy już w innym artykule: Witam w e-mailu? Czy w e-mailach można się witać? Formy grzecznościowe w e-mailach.
Przecinek, kropka, a może wykrzyknik? Mała czy duża litera?
O tym, czy po przywitaniu powinniśmy zacząć treść merytoryczną e-maila od małej czy wielkiej litery, świadczy znak interpunkcyjny. Jeżeli po dzień dobry postawimy wykrzyknik, zdanie należy zacząć dużą literą. Jeżeli natomiast używamy przecinka, to powinniśmy kontynuować treść wiadomości małą literą. Nigdy nie należy stawiać kropki!
Jak napisać e-mail, aby ktoś chciał go przeczytać?
Na to pytanie odpowiedź ponownie brzmi: to zależy. Jeżeli e-mail jest opowieścią o naszym pobycie w ciepłych krajach, którą chcemy wysłać znajomym, to zapewne każda treść będzie interesująca. W innych przypadkach – gdy odbiorcą jest na przykład nasz pracodawca, partner biznesowy itp. – warto pamiętać o zawarciu konkretnych informacji. Najczęściej są to odpowiedzi na pytania: kto?, gdzie?, kiedy?, o której godzinie?, z kim?, dlaczego?
Co z językiem wypowiedzi?
Warto również pamiętać o dobraniu odpowiedniego języka wypowiedzi. Jeżeli wymieniamy wiadomości z bliskimi osobami, piszmy swobodnie, lecz zgodnie z regułami języka polskiego. Podczas kontaktów oficjalnych starajmy się używać zwrotów grzecznościowych i zachować spójność oraz rzetelność naszych wypowiedzi. Ponadto pamiętajmy o dystansie dzielącym nas i naszego odbiorcę.
Zakończenie e-maila
Ponownie musimy zwrócić uwagę na to, kim jest nasz odbiorca. Ze znajomym żegnamy się podpisem: całuję, pozdrawiam, ściskam itd. Takich zwrotów powinniśmy jednak unikać, gdy piszemy listy do osób, z którymi nasze relacje nie są zbyt bliskie, jak chociażby wcześniej wspomniani pracodawca czy wykładowca. Wówczas użyjmy zwrotów: z wyrazami szacunku, z poważaniem bądź zakończmy wiadomość samym imieniem i nazwiskiem. Ważne, aby po tych formułach nie stawiać przecinka!
Co w sytuacji, gdy nie wiemy, kim jest odbiorca?
Jak napisać e-mail, którego odbiorca nie jest nam znany nawet z nazwiska? Najbezpieczniejsze wydaje się przywitanie dzień dobry. Możemy je stosować bez względu na porę dnia czy nocy i nie będzie to uznane za nietakt z naszej strony. Kończąc e-mail, można go podpisać z wyrazami szacunku, z poważaniem albo po prostu własnym imieniem i nazwiskiem.
Taki szablon napisania e-maila na pewno będzie dla Was pomocny, chociaż to tylko niektóre rzeczy, na które warto zwracać uwagę. Dobrze jest na przykład również znać skróty DW (do wiadomości) i UDW (ukryte do wiadomości). A czy Wy mieliście jakieś wpadki mailowe?
?
