Wyjaśniamy zawiłości języka polskiego.

Czy w e-mailach można się witać? Formy grzecznościowe, czyli jak napisać e-wiadomość, by Twój profesor był zadowolony

Dlaczego w e-mailach nie wypada się witać? Czy forma „dzień dobry” sprawdzi się, jeśli odbiorca odczyta wiadomość w środku nocy? Jak zwrócić się do profesora, a jak do nieznajomej osoby, z którą załatwiamy sprawy? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w poniższym tekście. Omawiamy formy grzecznościowe w e-mailach.

Nie witaj się w e-mailach!

Specjalistka od grzeczności językowej, profesor Małgorzata Marcjanik, pisze w poradni językowej:

„Problem form rozpoczynania listów elektronicznych jest problemem wielu użytkowników polszczyzny (…). Przyczyny tego są dwie.

Po pierwsze korespondencja mailowa stanowi nowy gatunek mowy, który jeszcze nie ustabilizował się pod względem formalnym. Proszę zauważyć, że formy rozpoczynania maili pochodzą na ogół z rozmów bezpośrednich (Cześć, Dzień dobry itp.), natomiast ich zakończenia – z listów tradycyjnych, w tym pism urzędowych (Pozdrawiam, Z poważaniem itp.).

Po drugie współczesną grzeczność językową charakteryzuje dążenie do skracania dystansu między interlokutorami (zarówno w mowie, jak i w piśmie), typowe dla ludzi młodych, nieakceptowane zaś w większości przez przedstawicieli średniego, a zwłaszcza starszego pokolenia”1.

„Dla mnie taka lipa to fraszka!” – rzecze poeta-drwal.
Koszulka NIE MA LIPY

Co z tym fantem zrobić?

Zanim zaczniemy pisać e-mail, zastanówmy się, do kogo się zwracamy. Nagłówek jest obowiązkowy. Jeśli to osoba, z którą jesteśmy w zażyłych kontaktach, możemy zacząć w następujące sposoby:

  • Hej!
  • Cześć!
  • Cześć, Marcinie! (tutaj imię od zwrotu powitalnego oddzielamy przecinkiem)
  • Kochany Tomku!
  • Droga Weroniko!
  • Jolu!
  • Wojtku!
  • Moja Kochana Siostro! (w nagłówkach wszystkie wyrazy oprócz spójników i przyimków zapisujemy wielkimi literami)

Zwróćcie uwagę, że podobnie jak w tradycyjnych listach, najlepiej jest użyć wołacza. W potocznych formach jak np. Cześć, Marcinie! wołacz możemy zastąpić mianownikiem.

  Prezent dla mola książkowego? Sprawdź tutaj!  

Jak się pożegnać w e-mailu nieformalnym?

  • Pozdrawiam
  • Pozdrawiam serdecznie
  • Całuję
  • Trzymaj się!

I poniżej należy się podpisać. Wystarczy imię albo ksywka. Zwróćcie uwagę, że po formułce z pozdrowieniami nie musimy stawiać żadnego znaku interpunkcyjnego (ze względów emocjonalnych dopuszczalny jest wykrzyknik). Po podpisie także.

A co z e-mailami oficjalnymi?

Prawdziwą zmorą wykładowców akademickich są e-maile otrzymywane od niewyrobionych pod względem grzeczności studentów. Wiadomości te wyglądają następująco:

Witam,
Nie mam oceny na USOSie czy mógłby mi Pan napisać co mam poprawić?
Ewelina Kukułka

Dzień dobry z tej strony Darek Kubiak, mam pytanie w jakich godzinach ma Pan jutro dyżur ponieważ chciałbym coś jutro zaliczyć.

Biednym wykładowcom włos jeży się na głowie, gdy czytają e-maile od przyszłych magistrów. A to nagłówka nie wyodrębniono graficznie, a to student wita się z profesorem jak podczas wizyty w domu, a to brakuje formuły pożegnalnej oraz pełnej formy imienia i nazwiska. Brakuje również oficjalnego zwrotu do wykładowcy.

No dobrze, a jak nasi wymyśleni studenccy przyjaciele powinni zwrócić się do profesora, by nie narobić sobie wstydu?

Szanowny Panie Profesorze!
Zwracam się z uprzejmą prośbą o wskazanie zakresu materiału do powtórzenia i zaliczenia, gdyż nie otrzymałam jeszcze oceny z przedmiotu wstęp do materiałoznawstwa.

Z poważaniem
Ewelina Kukułka

Szanowny Panie Profesorze,
zwracam się z prośbą o wskazanie godzin Pańskiego dyżuru 20 maja br. Podczas konsultacji chciałbym nadrobić zaległy materiał i uzyskać zaliczenie z przedmiotu technologie maszyn.

Z wyrazami szacunku
Dariusz Kubiak

Studenci urośli w Waszych oczach? Na pewno. Tym razem w nagłówku użyli zwrotu grzecznościowego, wielkich liter, tytułu wykładowcy. Nagłówek wyodrębnili graficznie i od treści e-maila oddzielili go wykrzyknikiem bądź przecinkiem (w drugiej opcji treść główną zaczynamy małą literą). Użyli języka oficjalnego, zwrotu pożegnalnego, w którym wyrazili szacunek do profesora, oraz podpisali się pełnym imieniem i nazwiskiem. I nie przywitali się słowem Witam!

Trzeba jeszcze dodać, że w mailach służbowych warto rozpoczynać korespondencję zwrotami:

  • Szanowna Pani,
  • Pani Redaktor,
  • Panie Prezesie,
  • Szanowny Panie Dyrektorze,

Wpłynąłem na suchego przestwór… Koszulka Adam na stepie

Jeśli już znamy dobrze osobę, z którą korespondujemy służbowo, i mamy z nią zażyłe stosunki, wystarczy napisać:

  • Pani Ewo,
  • Panie Marcinie,

Taką osobę możemy też pożegnać pozdrowieniami.

A jeśli nie wiemy, do kogo piszemy w oficjalnym e-mailu?

Użyjmy liczby mnogiej:
Szanowni Państwo!

Co z tym witam? Co z dzień dobry w środku nocy?

Na maile rozpoczęte formułą Witam nie odpisywał sekretarz Wisławy Szymborskiej. Michał Rusinek uważa, że jest to niegrzeczne. A co na to profesor Marcjanik? „Stosownie użyta forma Witam / Witamy dotyczy tylko takich sytuacji, jak powitanie gości przez gospodarzy czy powitanie odbiorców radiowych i telewizyjnych wypowiadane przez prowadzących audycje”2.
I wszystko jasne.

A co z dzień dobry? Jedni uważają, że jest to forma uniwersalna, a drudzy, że głupio tak napisać, wysyłając e-mail o północy. Tutaj musimy sami zdecydować.

Na koniec kilka pomocnych zasad:

  • Tekst należy dzielić na partie i wydzielać je graficznie. Nagłówki, treść (podzielona na akapity, jeśli jest dłuższa), zwrot pożegnalny i podpis.
  • Zaimki osobowe typu: Cię, Ciebie, Twoje, Wam i zwroty: Pani, Panu najlepiej zapisywać wielkimi literami. Taka zasada przyjęta jest w tradycyjnych listach.
  • Oczywiście używamy polskich znaków i dbamy o poprawną pisownię.
  • Jeśli mamy taką potrzebę, w nieoficjalnym e-mailu możemy na koniec dopisać postscriptum, czyli PS. Uwaga! Skrót ten zapisujemy jako PS bez kropek. W słowniku skrótów i skrótowców PWN występuje również opcja oboczna – P.S. (z dwiema kropkami). My oczywiście zachęcamy do używania PS (bez kropek), gdyż wersja ta występuje w słownikach ortograficznych.
  • Pamiętajcie o temacie wiadomości. Nie bądźcie tajemniczy! Ułatwi to odbiorcy odnalezienie e-maila w przyszłości.
  • Adres e-mail jest Waszą wizytówką. Wysyłając wiadomość oficjalną z adresu sł[email protected] czy [email protected], nie zostaniecie potraktowani poważnie.

Czy poznaliście już Kołdriana? Czas najwyższy!
Koszulka KOŁDRIAN

https://sjp.pwn.pl/poradnia/haslo/;9799 → źródło cytatów z prof. Marcjanik

Napisane przez