Adresowanie kopert w pigułce – przewodnik dla piszących listy
Pisanie listów to dziś sztuka wymierająca. Nie miejsce tu jednak, by udawać się w sentymentalną podróż do krainy pisania (i wysyłania!) listów – prawie niestety już zapomnianej. Ale niewątpliwie warto przypomnieć sobie, jak powinno wyglądać prawidłowe adresowanie kopert. Bo tradycyjna poczta, choć w wielu przypadkach sprawnie zastępowana przez inne kanały, nie jest jeszcze zupełnie przeżytkiem. Urzędy i firmy w oficjalnej komunikacji wciąż przecież korzystają z takiej formy kontaktu, wymagają tego również od nas.
Koperta nie jest przecież tylko rodzajem opakowania. To pierwszy kontakt odbiorcy z naszym listem – jej wygląd wyraża więc szacunek do adresata i świadczy o naszej kulturze osobistej. Dane i adres umieszczone na kopercie są ponadto narzędziem dla doręczających i wskazówką na drodze, którą musi przebyć przesyłka, żeby trafić we właściwe ręce.
Układ koperty
Rozmieszczenie informacji na kopercie nigdy nie może być przypadkowe!
Dlatego zgodnie z przyjętymi zasadami:
dane odbiorcy umieśćcie w prawym dolnym rogu,
miejsce na personalia i adres (dane nadawcy) znajduje się w lewej górnej części koperty.
Uwaga! Wasze dane są bardzo ważne – nie wysyłacie anonimu. Poza tym mogą być przydatne również na wypadek zwrotu przesyłki, a takie sytuacje przecież czasem też się zdarzają.
Wyraźcie szacunek do odbiorcy
Imię i nazwisko odbiorcy listu poprzedźcie zwrotem grzecznościowym:
- Szanowny Pan,
- Szanowna Pani
lub
- Szanowni Państwo.
np.
Szanowny Pan
Jacek Nowak
ul. Północna 2/12
00-001 Kozia Wólka
Obecnie często skraca się tę formę adresatywną, zostawiając samo: Pan, Pani lub Państwo – w każdym przypadku to jednak pewne wyróżnienie i konkretne wskazanie.
Unikajcie przy tym skrótu: Sz.P. – uważa się go za niezgodny z etykietą językową z uwagi na jego niejednoznaczność. A jeśli koniecznie musicie posłużyć się skrótem, to użyjcie takich jak: Sz. Pan, Sz. Pani, Sz. Państwo.
Uwaga! Pamiętajcie o dużych literach! Wskazujecie przecież konkretną osobę.
Adresowanie kopert – dane odbiorcy
- Zawsze podawajcie imiona i nazwiska – przy czym imiona możecie zastąpić inicjałami (Katarzyna Kowalska lub K. Kowalska; Katarzyna i Piotr Kowalscy lub K. i P. Kowalscy).
- W przypadku kilku adresatów jako pierwsze zawsze piszemy imię kobiety.
- Jeśli adresatem są również dzieci, to najpierw wymieniamy rodziców, a dopiero potem imiona dzieci – najpierw dziewczynki, potem chłopca (Katarzyna, Piotr, Magdalena i Tomasz Kowalscy lub K. P. M. i T. Kowalscy – warto zwrócić uwagę, że po inicjałach nie wstawiamy przecinków).
Państwo Nowak czy Państwo Nowakowie? – o odmianie nazwisk
W przypadku pojedynczego odbiorcy problem ten oczywiście nie istnieje. Natomiast korespondencja kierowana do kilku adresatów stwarza niekiedy kłopoty.
Język polski jest przecież językiem fleksyjnym, więc odmiana nazwisk jest absolutnie obowiązkowa. Mało tego, ich nieodmienianie jest błędem! Choć w świadomości niektórych wciąż pokutuje stwierdzenie, że z jakichś przyczyn akurat ich nazwisk to nie dotyczy. Ba, podobno niektórzy obrażają się właśnie za odmianę...
Piszemy zawsze Państwo Nowakowie – niezależnie od językowych preferencji Nowaków. Podobnie jak Państwo Kowalscy, Państwo Wawrzyniakowie, Państwo Tokarzowie itd.
Temat odmiany nazwisk poruszaliśmy szerzej tu:
Odmiana nazwisk. Zapytam pana Kozioła, czy zna Janusza Korwin-Mikkego.
Problem ten nie istnieje w korespondencji mailowej, w której z kolei więcej kłopotu sprawiają formy grzecznościowe, o czym pisaliśmy tutaj:
Witam w e-mailu? Czy w e-mailach można się witać? Formy grzecznościowe w e-mailach.
Adresowanie kopert – korespondencja oficjalna
Wszystkie powyżej przytoczone zasady w równym stopniu dotyczą zarówno korespondencji oficjalnej, jak i prywatnej. Przy czym w służbowej czy urzędowej komunikacji nie zawsze wystarcza samo imię, nazwisko i adres. Dlatego po imieniu i nazwisku powinna pojawić się nazwa instytucji, pełniona funkcja, określony dział firmy itd.
np.
Szanowna Pani
Elżbieta Kowalska
ITP sp. z.o.o.
Dział Promocji i Reklamy
ul. Wujka Ogórka 13/56
02-500 Kolebka Mała
lub
Szanowny Pan
Michał Marcinkowski
Urząd Miasta Poznania
ul. ....
Uwaga! W korespondencji urzędowej w niektórych przypadkach warto umieścić na kopercie również numer referencyjny sprawy, jeśli został nadany – takie oznaczenie może pomóc w dotarciu listu do właściwego adresata i znacznie skrócić drogę przesyłki, a niekiedy zapobiec jej otwarciu przez osoby do tego niepowołane.
Pan Profesor i Pani Dyrektor
Tytuł zawodowy lub stopień naukowy zamieszczamy w nagłówku po formie grzecznościowej i piszemy dużą literą, np.
Sz. Pan Prof. dr hab. Ignacy Kalasiński,
Sz. Pani Dr Halina Różańska.
Dopuszczalne są w tym przypadku skróty, choć pełna nazwa uchodzi za grzeczniejszą.
Natomiast nazwę pełnionej funkcji i stanowisko piszemy zawsze po imieniu
i nazwisku, np.
Sz. Pan Dr Edward Gazela
Dyrektor Wydziału Finansowego
Adres na kopercie
Dokładny adres to podstawa! Jeśli chcecie, żeby Wasz list bez problemu trafił do wskazanego odbiorcy, nigdy nie omijajcie żadnego elementu adresu – to zasada numer jeden. W szczególności dotyczy to kodu pocztowego i nazwy miejscowości. Nie wystarczy przecież napisać Warszawa, bo choć każdy wie, gdzie leży stolica, to do samego miasta przypisanych jest tysiące kodów.
Mało tego – na mapie można znaleźć po kilkanaście miejscowości o tej samej nazwie (podobno nazwy Stara Wieś i Nowa Wieś występują na mapie Polski ponad czterysta razy!). A i to nie wszystko, bo nierzadko miejscowości w danej okolicy mają ten sam kod pocztowy. Ale równie ważne są pozostałe elementy adresu, a także kolejność ich wpisywania. Dlatego po imieniu i nazwisku na kopercie umieszczamy informacje w następującej kolejności:
- Nazwa ulicy z numerem budynku i mieszkania.
- Kod pocztowy i nazwa miejscowości.
- Kraj przeznaczenia zapisujemy tylko w przypadku wysyłki za granicę.
Więcej o pisowni nazw obiektów miejskich pisaliśmy tutaj:
Pisownia nazw obiektów miejskich – ulice, aleje, mosty, place, skwery.
Droga listu
Jeśli zdarzy nam się zrezygnować z usług tradycyjnej poczty i zdać się na przekazanie listu przez inną osobę, to nie powinniśmy zaklejać koperty – leży to w gestii osoby, która nasz list będzie przekazywać. Pośrednik zakleja przesyłkę w naszej obecności – to wyraz naszego zaufania! Dodatkowo na kopercie należy napisać pg (przez grzeczność) lub p.b. (par bonte).
Adresowanie kopert – uniwersalne rady
Niezależnie od przeznaczenia korespondencji, jeśli adresujecie kopertę ręcznie, pamiętajcie o starannym i wyraźnym piśmie. Nie zapomnijcie również o odpowiedniej wartości znaczka pocztowego, który przykleja się w prawym górnym rogu koperty.
Nawet jeśli dzisiaj nie czekamy już z taką niecierpliwością na listonosza z torbą pełną słów, to wciąż warto znać zasady adresowania kopert. Piszcie wyraźnie i czytelnie, odmieniajcie nazwiska i zawsze podawajcie dokładny adres. Pamiętajcie również o stosownych nagłówkach.
Zaniechanie grzeczności językowej to wyraz braku szacunku do odbiorcy. Ale prawidłowe zaadresowanie koperty jest ważne również z uwagi na drogę, którą list musi przebyć.
?
